Depuis plusieurs années, le Département des finances de la Ville fait face à des changements notables, essentiellement dus à une variation importante de sa composition et au roulement fréquent de ses employés. Pour Mme Lemieux, cette évolution, bien que naturelle, a contribué à une surcharge de travail pour l’équipe actuelle. Ce département est composé de cinq postes à temps plein : la trésorière, la responsable de la paye et des comptes payables, la perceptrice d’impôts fonciers et des comptes recevables, l’assistante-comptable et agente des achats, ainsi que la réceptionniste.

Les responsabilités associées à ces postes ont considérablement évolué au fil des années, et le volume de travail a augmenté de manière significative. Cette évolution a conduit à une charge de travail de plus en plus lourde, ce qui rend difficile pour le personnel actuel de répondre à l’ensemble des besoins du département. Malgré des efforts internes pour améliorer l’efficacité, plusieurs dossiers restent en suspens, et le soutien aux autres départements de la Ville demeure insuffisant.

De plus, en cas d’absence prolongée d’un membre de l’équipe, le remplacement s’avère complexe en raison des compétences et des connaissances spécifiques requises pour chaque fonction. Les tâches sont donc souvent redistribuées entre les employés restants, entrainant des retards dans les projets et affectant le moral de l’équipe.

Pour pallier cette situation, une recommandation a été formulée par la trésorière, Mireille Lemieux : la création d’un nouveau poste au sein du Département des finances. Cette initiative vise à alléger la charge de travail actuelle tout en permettant plusieurs améliorations clés, telles que :

• la modernisation des processus financiers ;
• l’établissement de politiques financières ;
• le soutien dans la préparation du budget et des états financiers ;
• l’accompagnement dans l’administration des subventions ;
• le maintien des données financières pour la gestion des biens municipaux.

Ce poste offrirait, selon elle, un soutien non seulement au Département des finances, mais aussi à plusieurs autres services municipaux.

L’ajout de ce rôle permettrait une amélioration notable du service à la clientèle, tant interne qu’externe. La mise en place de nouvelles politiques et la révision des processus contribueront à accroitre l’efficacité des employés, tout en assurant une gestion financière plus transparente et cohérente. De plus, la pertinence de ce poste pourra être réévaluée lors des futures évaluations de performance ou des retraites prévues.

Le poste proposé serait classé au niveau 11 de l’échelle salariale en vigueur pour l’année 2024, avec une rémunération horaire variant entre 36,80 $ et 47,32 $, en fonction de l’expérience et des qualifications, et accompagné d’avantages sociaux. Il est prévu que ce poste soit intégré au budget de 2025, garantissant ainsi l’allocation des fonds nécessaires à sa mise en place dès l’approbation du budget municipal.

Ce renfort au sein du Département des finances vise donc à soutenir une modernisation attendue et à améliorer la gestion des ressources financières de la Ville, en répondant aux besoins croissants des services municipaux.

Au cours du processus de planification de l’acquisition de la bibliothèque municipale, une question cruciale a été soulevée : celle de la réparation et de l’entretien des installations. Cette préoccupation est devenue de plus en plus pressante, en raison de l’état de détérioration de l’infrastructure vieillissante de la Ville, qui date des années 70 et 80, à l’époque où l’argent de la province affluait dans les municipalités.

Face à cette situation, des mesures ont été envisagées pour améliorer l’entretien des bâtiments municipaux, mais des défis subsistent.

En juillet 2022, dans le cadre de la réorganisation des services municipaux, un poste de contremaitre des parcs et loisirs a été créé, avec pour mission de gérer les réparations et l’entretien des installations. L’objectif initial était de concentrer les efforts du contremaitre et du personnel des parcs et loisirs sur cette tâche. Cependant, malgré cette initiative, d’autres priorités au sein du département ont progressivement relégué l’entretien des installations au second plan. « Lorsqu’il y avait des évènements ou lorsque quelqu’un loue une salle, par exemple, le foreman allait donner un coup de main aux autres et le reste tombait en deuxième dans les priorités », explique Éric Picard. De plus, le volume de travail à accomplir a été largement sous-estimé, ce qui a engendré un encombrement des demandes et une surcharge pour le personnel.

Actuellement, face à des demandes urgentes qui ne peuvent être traitées en interne en raison de l’absence de ressources suffisantes, la Ville a recours à des entrepreneurs externes pour mener à bien certaines réparations. Cette approche, bien que nécessaire à court terme, ne répond pas de manière optimale aux besoins croissants en matière de gestion des infrastructures municipales.

Afin de mieux répondre à ces enjeux, il est proposé de reclasser le poste de contremaitre des parcs et loisirs en tant que gestionnaire des installations, au sein d’un nouveau département spécifiquement dédié à cette fonction. Ce changement vise à renforcer la gestion des installations municipales et à lui accorder une attention exclusive.

« Donc en créant un nouveau département, c’est vraiment une réattribution des couts réels. On prend le poste et on le transfère, ce qui n’implique pas de dépenses additionnelles. Le contremaitre avait déjà un véhicule à sa disposition que nous allons transférer également au nouveau département. Même chose avec les achats d’outils qui se faisaient à Parcs et Loisirs, ils vont se faire transférer. Il n’y a pas de nouveaux couts réels, mais là c’est la seule priorité de cette personne-là, l’entretien », indique M. Picard.

Le poste serait maintenu dans la classe 10 de la grille salariale en vigueur, mais les responsabilités seraient élargies et recentrées sur la gestion des bâtiments et infrastructures de la Ville.

Les principales missions de ce nouveau poste incluraient :

• la supervision de l’entretien et de l’exploitation des bâtiments municipaux ;
• la gestion des systèmes essentiels (plomberie, électricité, etc.) pour assurer leur bon fonctionnement ;
• la préparation et le contrôle du budget alloué à l’entretien et à l’exploitation des installations ;
• la contribution à la planification des investissements à long terme pour maintenir les infrastructures en bon état ;
• la tenue de registres précis concernant les inspections, calendriers d’entretien, réparations et garanties des équipements.

Ce réaménagement vise non seulement à améliorer l’efficacité du service responsable de l’entretien des installations, mais aussi à garantir une gestion proactive et cohérente des infrastructures municipales, afin de prévenir les pannes et prolonger la durée de vie des équipements.